Transition numérique des archives : où en sont les Offices Notariaux ?

Laurent Biet, Directeur Commercial de Xelians Notariat nous partage sa vision du métier de notaire et des besoins liés au quotidien des Offices en 2020.

Quels sont les rôles et prérogatives des notaires ?

Les notaires sont des officiers publics ministériels établis pour recevoir tous les actes et contrats pour lesquels les parties veulent garantir le caractère d’authenticité. Ils en assurent la date, en conservent le dépôt, en délivrent des copies exécutoires et des copies authentiques.

Au titre de son activité, le notaire a toujours utilisé le papier comme support de création, de rédaction et de signature des actes qu’il délivre générant ainsi des milliers de pages chaque année qu’il doit conserver obligatoirement 75 ans, voire même 100 ans pour les actes concernant un mineur.

Le numérique devenant incontournable, y compris dans le notariat, la signature des actes est devenue électronique dans la majeure partie des études. Le stylet et la tablette ont donc remplacé les stylos et les feuilles dans les salles de signature.

Transformer leur papier en fichiers numériques est rapidement devenu un besoin nécessaire, rentable et utile aux Offices, leur permettant de conserver leurs archives dans une base dont ils sont propriétaires et de consulter leurs actes plus facilement. Le numérique offre une optimisation non négligeable des tâches quotidiennes pour l’ensemble des collaborateurs.

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Laurent Biet

Quels sont les besoins des notaires et des Offices ?

Les Offices ont aujourd’hui des besoins spécifiques et récurrents autour de la gestion documentaire :

- Les études ne disposent pas toutes d’espace suffisant pour conserver leurs actes, dossiers et/ou pièces comptables. Il leur est donc parfois nécessaire de délocaliser leurs archives physiques,

- Pour les Offices qui n’ont pas de problématique de place et/ou qui ne souhaitent pas confier leurs fonds documentaires à une tierce partie, il est parfois pertinent de relier les actes originaux dans des livres personnalisés assemblés par des relieurs professionnels,

- Numériser et indexer le « passé papier » composé de pages A4/A3, de fiches bristols et de plans grands formats

- Constituer une base de données exhaustive, propriété absolue de l’Etude et indépendante offrant la possibilité de recherches rapides et fiables,

- Indexer et intégrer les Actes Authentiques Electroniques (AAE) « passés » et au fil de leur production,

- En choisissant de poursuivre l’enrichissement de leur base de donnée avec leurs AAE, les notaires ont ainsi la capacité d’avoir un espace de recherche unique et complet qu’ils maîtrisent, organisent et font évoluer comme ils le souhaitent,

- La récente crise sanitaire liée au COVID 19 a permis aux Etudes de mesurer l’importance d’avoir leurs archives papier au format numérique, les rendant ainsi accessibles et disponibles facilement à distance pour tous les collaborateurs.

Comment Xelians Notariat répond aux besoins des Notaires ?

Xelians Notariat, c’est une collaboration depuis plus de 20 ans avec les notaires en France. Notre offre est aujourd’hui la plus complète proposée aux études.

Nous sommes capables de gérer l’intégralité de leurs demandes, pour l’archivage physique (dans des sites de conservation aux normes SIAF) et/ou pour la numérisation et l’indexation des actes (papiers, électroniques ou microfilms) conservés localement sur un support informatique, indépendant des logiciels métiers.

Au-delà de nos solutions traditionnelles et établies pour transformer les archives papier en fonds numériques, nous accompagnons les Offices et/ou instances notariales dans le cadre de projets « sur mesure » tels que la dématérialisation des flux de courriers, la conception de portails web, la mise en place de data room ou encore le déploiement de SAE et de « coffres forts » numériques.

Qui compose l’équipe de Xelians Notariat ?

Le Pôle Notaire de Xelians est constitué d’une vingtaine d’opérateurs qui préparent, trient, parfois même restaurent les actes avant leur numérisation, leur indexation ou leur reliure. Une équipe d’informaticiens répond aux demandes de support, d’assistance et/ou d’installation de nos solutions logicielles actuelles (CD NOTAIRE ou IGONOT). Enfin une équipe commerciale expérimentée couvre toutes les régions en France pour rencontrer les notaires, les conseiller et les accompagner dans la transition numérique de leur Etude.

En savoir plus sur Xelians Notariat et ses solutions dédiées aux Offices Notariales.

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