Numériser et archiver : le matériel, les stratégies.

Le monde notarial a démontré ces dernières années un talent certain pour s’approprier les nouvelles technologies. Numériser les documents et leur archivage est devenu progressivement une réalité quotidienne pour la majeure partie des études. Mais il est encore fréquent que ces évolutions s’arrêtent, comme au milieu du gué, sans profiter pleinement du potentiel de la numérisation. Comment développer une approche stratégique de ces pratiques, autant pour le scanner que pour l’archivage ? Quelles sont les technologies les plus pertinentes pour gagner du temps et de l’espace ? Quels niveaux d’exigence peut-on légitimement avoir pour le matériel ?

Numériser au passé et au présent

Si la tâche d’impression de votre passif documentaire semble insurmontable, il est de nombreux prestataires qui se proposent de vous aider sur tout ou partie de ces documents.
Après avoir disposé du stock, il convient de décider comment gérer le flux, et faire un choix entre différentes possibilités :
1) Faire gérer la numérisation au fil de l’eau par un prestataire, qui vient fréquemment enlever les nouvelles quantités de papier ;
2) Tout réaliser en interne ;
3) Distinguer la numérisation de l’indexation, garder l’une et externaliser l’autre.

La stratégie du scanner

Si vous faites le choix d’une numérisation en interne, l’enjeu principal consiste à passer d’un usage basique du scanner à une véritable méthodologie pour ce matériel, afin d’avancer vers un office notarial numérique. En effet, un usage large et organisé du scanner, c’est bien sûr moins de papier, mais c’est surtout une accessibilité et une sécurité améliorées, et aussi un gain de place conséquent. La difficulté actuelle pour nombre d’études notariales tient à un usage trop peu systématique de cet appareil. Au début, tout se fait le plus souvent de façon pragmatique, pour répondre au besoin d’envoyer des documents en pièce jointe. Mais la stratégie de la pièce jointe ne peut pas suffire, en raison des différences progressives qui vont se faire jour entre collaborateurs. Selon leur affinité avec cette technologie, certains vont tout scanner, d’autres vont prioriser certains types de documents. La seule possibilité consiste donc à établir une méthodologie générale, pour éviter un gaspillage du temps de travail en recherches de documents. Une autre difficulté à surmonter tient à cette habitude, de certains collaborateurs comme de certains clients, à travailler avec le papier, et pour lesquels une photocopie fait sens alors que la numérisation du support fait encore peur. Pour autant, il n’existe aucune différence technologique entre les deux, car une photocopieuse est un scanner doublé d’une imprimante. Il convient donc de rassurer sur la pertinence et la valeur légale des éléments numérisés.
D’autant que l’usage en pièce jointe ne pose pas une question cruciale qui est : que va devenir le document ? Il arrive trop fréquemment que le format choisi par défaut soit un PDF simple, soit parce que la fonction de reconnaissance optique des caractères (OCR) n’est pas disponible, soit, si elle l’est, parce que les collaborateurs n’en font pas usage. L’OCR permet d’adopter le format le plus utile, le PDF/A, qui offre la possibilité d’effectuer une recherche en plein texte puisqu’il a fait l’objet d’une reconnaissance de caractères. Une fois en place, un usage méthodique du scanner permet :
- une grande économie du temps de travail collectif ;
- un intérêt certain pour transporter des informations lors des déplacements (même en l’absence de solution cloud, tout un dossier tient sur une clef USB ou un smartphone).

Préserver son patrimoine

Après numérisation, il faut effectuer une sélection selon les besoins d’archivage. Vérifier et identifier la présence des pièces originales reçues par l’office, numériser l’ensemble du dossier mais ne garder en papier que les pièces originales. L’archivage physique peut se faire de deux manières : archiver dans ses bureaux, ou faire conserver les archives par un tiers-archiveur. La deuxième possibilité est souvent préférable en ville où le foncier peut être extrêmement onéreux. Le tiers-archivage est géré de telle manière que récupérer un document, ou le faire détruire après la date de conservation, sont aussi faciles qu’une commande informatique.
L’archivage numérique se fait selon des critères différents, car de son efficacité dépend la possibilité d’usage au quotidien. Un premier critère d’importance consiste à distinguer les documents qui gagnent à faire l’objet d’un archivage probant plutôt que d’une simple sauvegarde, pour laquelle il n’existe ni contraintes ni garanties techniques et légales. Voici les critères clés sur lesquels l’archivage probant surpasse sans conteste une simple sauvegarde : confidentialité, intégrité, authenticité, lisibilité, traçabilité. Pour donner une valeur juridique aux documents conservés, et assurer leur pérennité, notamment en termes de formats numériques, la simple sauvegarde ne va pas assez loin.

Organiser ses fichiers : de l’intérêt des métadonnées

Le fonctionnement classique de l’archivage consiste souvent à reprendre des modes de classifications papier sur un mode numérique, or il existe pourtant une autre possibilité très convaincante. Dans les systèmes classiques basés sur dossiers, les utilisateurs doivent compter sur leur mémoire et un certain type de logique hérité du papier pour retrouver un dossier dans des hiérarchies aux nominations ambiguës. Et, comme dans toute organisation de ce type, plus le temps passe, plus la classification initiale devient inadéquate, entraînant une perte de temps pour retrouver des documents archivés par des collaborateurs qui parfois ne travaillent même plus à l’étude. Une proposition alternative consiste à utiliser les métadonnées, parce qu’elles décrivent le document de manière absolument unique. Il serait possible d’appliquer ce fonctionnement de manière intuitive, en adoptant un protocole d’intitulé tel que « thème - client - date », avec la possibilité de retrouver le document grâce à une recherche de type Explorer Windows. Cependant, cela ne marche pas si une coquille ou une anomalie se glissent dans l’intitulé, ou si un collaborateur trop pressé en oublie des éléments. C’est la raison pour laquelle des logiciels se proposent de gérer la classification par les métadonnées, avec, par exemple, des règles de validation, notamment pour des numéros de projet ou pour la date.

L’archivage passe par le nuage

Le cloud est l’avenir de l’archivage, comme le démontre l’appétence des acteurs du logiciel pour les jeunes pousses du secteur. Fiducial Informatique a ainsi récemment racheté deux entreprises spécialisées dans l’externalisation du stockage et des services : Allégoria, entièrement tournée vers les services aux offices notariaux, et Nexto, spécialisée dans les activités de virtualisation, toutes deux avec les deux pieds dans le « cloud computing ». Pour Fiducial Informatique, ce type d’offre permet aux clients « de pouvoir consulter toutes leurs données informatiques en temps réel, où qu’ils soient, depuis leur tablette ou leur smartphone ». La valeur ajoutée tient également à la flexibilité apportée par les licences et l’extensibilité – le nombre de comptes utilisateurs comme l’espace de stockage deviennent modulables à volonté. Cela est possible sans investissement en capital ni en ressources de personnel. Pour ceux qui seraient encore réticents à externaliser le stockage d’informations parce qu’ils craindraient pour leur perte, les solutions de qualité proposent une seconde sauvegarde des stocks de données.

Choisir le bon matériel

Que peut-on exiger des scanners disponibles sur le marché ?

Comment reconnaître un bon scanner ? Le niveau actuel de technologie pour un matériel de qualité correcte est :
1) Une connexion par USB et par wi-fi, de façon à pouvoir scanner aussi bien vers l’ordinateur que vers un smartphone dépourvu d’USB ;
2) Une vitesse de 20 pages par minutes (ppm), avec un mode duplex (scan recto-verso – encore rare sur les imprimantes multifonctions) qui permet de multiplier le ppm par 2 (au moins 40 ppm) ;
3) Une résolution de 600 dpi, suffisante pour tous les documents à moins de vouloir les afficher en 4 x 4m sur le mur ;
4) Des options “chics” mais utiles comme le détramage, la suppression des trous, ou le recadrage des éléments penchés.

Comment faire bonne impression ?

Aujourd’hui, les caractéristiques optimales d’une imprimante multifonctions de bonne qualité sont de 20 ppm pour la couleur et le noir et blanc, et une résolution équivalente à celle du scanner, soit 600 x 600 dpi. Le temps de sortie de la première impression est devenu un enjeu fondamental pour tous les nouveaux modèles. Parce que la reprise après un passage en veille se produit de nombreuses fois par jour, et peut finir par devenir chronophage, il est normal que ce délai descende progressivement en-dessous de 15 secondes. Il est également convenu qu’une bonne multifonctions se charge en toute facilité de l’impression recto-verso des documents qui ont été copiés en mode duplex, aussi bien que des assemblages « 2 en 1 », « 4 en 1 » – qui s’avèrent très utiles pour l’archivage papier. Prenez garde toutefois au prix des cartouches, qui constitue le coût véritable de toute imprimante : selon la marque que vous choisirez, une impression varie énormément, allant de 5 à 30 centimes par page [1].

Et la reconnaissance optique des caractères ?

Alors que la reconnaissance vocale patine depuis plusieurs années, la technologie de reconnaissance des caractères ne cesse de s’améliorer, et une OCR digne de ce nom est désormais dotée de ces fonctions :
1) Intégration de tout document, même PDF, en identifiant blocs, tableaux, codes-barres et images – cette facilité d’usage permet par exemple de numériser des formulaires papier pour un remplissage plus facile ;
2) Gommage du “bruit” et des traces ;
3) Le chargement à partir d’un appareil photo numérique ;
4) Des modalités différentes selon la précision et la vitesse souhaitées, avec la possibilité de décupler le rythme d’OCRisation si seuls les titres font l’objet d’une analyse textuelle, et que le reste du texte est traité comme une image ;
5) Traitement par lots.

Jordan Belgrave
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