Notaires Office : le pari de l’innovation en coopérative.

Un collectif de 23 études notariales a décidé de lancer le 7 octobre 2020 un réseau, Notaires Office, sous forme de coopérative pour « faire face aux grandes tendances d’évolution du métier [de notaire] » et in fine permettre à chacun de ses membres de « devenir l’étude de référence sur [sa] zone d’activité. » La rédaction du Village des Notaires s’est intéressée à cette initiative et a souhaité en savoir davantage. Eléments de réponse.

Comme indiqué sur le site internet de la coopérative, cette promesse de « devenir l’étude de référence » s’appuie sur une stratégie et un standard de fonctionnement qui se réclament de la modernité, notamment sur le plan digital. L’objectif de cette future structure, et de la marque Notaires Office, est de parvenir à devenir le modèle de valorisation du métier « d’ici 15 ou 20 ans. »

Pour tirer son épingle du jeu, Notaires Office mise sur le modèle de la coopérative : « L’idée n’est pas de faire une super étude, mais plutôt de laisser chaque notaire gérer son étude comme il le souhaite. L’organisation interne est simple : nous avons un organe de direction, des permanents avec un directeur général qui agit comme chef d’orchestre opérationnel. Tous les membres de l’organe de direction ont adhéré à un projet, et savent que leur voix va compter, puisqu’ils ont le même poids. »

Standard de fonctionnement.

Ce projet met en avant un standard de fonctionnement qui tient à trois axes : développer une marque repère (fixer des niveaux d’exigence à atteindre pour fidéliser le client peu importe l’étude Notaires Office dans laquelle il se rend), développer une marque employeur (fidéliser également les collaborateurs alors que les problématiques de recrutement se font de plus en plus ressentir), développer une marque mutualiste en centralisant les contrats et en négociant des réductions de coûts.

Pour aider ses membres à atteindre un niveau de performance élevé, le réseau propose d’orienter son action sur la relation humaine. D’abord vis-à-vis des clients, en adaptant la communication et l’offre de services à leurs besoins. Mais également vis-à-vis des collaborateurs en les accompagnant en interne dans leur formation. Pour les convaincre de venir dans une étude, il faut les séduire avec des process adaptés à ce qu’ils recherchent et un management en adéquation avec des notions comme le bien-être et la performance.

Pour cela, le standard de fonctionnement s’établit concrètement par un audit de structure qui doit lister les points forts et les points faibles de l’étude. De là, on superpose les critères revendiqués par la coopérative qui se font sur trois dimensions : « développer et fidéliser sa clientèle » ; « constituer et fidéliser une équipe performante » ; « maximiser son résultat ». En 12 mois, la nouvelle étude doit pouvoir cocher les trois. Ces pistes de développement sont reconnues comme étant des priorités par les professionnels de la communication juridique : pour exemple Pascal Mendak était revenu pour nous sur la « grande diversité d’actions possibles pour accompagner la reprise et le développement de leur activité en parfaite conformité avec leur déontologie. » En ces temps de crise, dérouler la bonne stratégie peut s’avérer payant, en attendant la reprise concrète des affaires.

La coopérative fait également la promesse d’un « pool de ressources mutualisées » qui met à la disposition des membres de la coopérative des clercs, comptables, et autres postes indispensables à l’étude pour « pallier leurs difficultés passagères comme une surcharge, des absences, des maladies de longue durée. »

Proximité vis-à-vis des clients et bienveillance vis-à-vis des collaborateurs
La performance du modèle de la coopérative passe également par l’exigence mise dans la proximité avec le client, via notamment le digital (grâce aux data rooms et espaces en ligne) qui lui permet un accès facilité à ses dossiers et pièces. Les outils digitaux sont d’ailleurs bien éprouvés depuis le début de l’épidémie et permettent aux associés de garder le contact malgré la distance en partageant leurs problématiques d’activité. Comme beaucoup de gens, cette période a été bénéfique pour « [prendre] le temps de la réflexion. » Les associés de la coopérative conseillent d’ailleurs aux professionnels de ne pas hésiter à investir afin d’innover alors que la crise économique frappe durement : « Les notaires ne peuvent pas faire l’économie de ne pas se développer et il tient d’une bonne gestion de faire l’effort d’organiser son avenir en investissant, notamment dans la coopérative. »

Compte tenu de la hausse de la concurrence entre les études due à la multiplication de celles-ci suite à la loi Macron de 2015, il devient de plus en plus compliqué de recruter. De l’autre côté, les collaborateurs arrivant sur le marché, conscients de ce nouveau rapport de force, sont désireux d’évoluer dans un environnement performant mais aussi et surtout bienveillant. Charge à l’employeur de leur procurer cette expérience professionnelle dans laquelle ils pourront s’épanouir. Dans cette optique, les notaires prenant part à Notaires Office pourront apprendre à mettre en place une « gestion prévisionnelle [des] emplois et compétences, associée à une politique de formation continue ambitieuse ». Il est toujours important pour les collaborateurs de se sentir valorisés, et cela passe par l’acquisition de nouvelles compétences, leur permettant d’élargir leurs horizons professionnels. Le « management opérationnel » permet ainsi aux notaires de déléguer, par période, à un collaborateur qui devra assurer le suivi et prendre plus de responsabilités.

Concurrence saine.

Tous les notaires peuvent-ils intégrer le réseau ? Les fondateurs de la coopérative assument de ne pas accepter tous les professionnels, et ce pour une bonne raison : « L’idée n’est pas d’avoir un réseau en concurrence. Quand l’on a un confrère qui adhère au réseau, il est nécessaire de respecter une primauté dans la territorialité par rapport aux futures candidatures d’autres confrères présents sur le même territoire. » D’autant plus qu’ils revendiquent des valeurs comme le « soutien et le partage d’expérience ». Or la présence de plusieurs notaires domiciliés à quelques kilomètres de distance, et nécessairement en concurrence, nuirait à cette approche de solidarité et à l’objectif global « de valorisation de l’étude d’ici 10 ou 15 ans. »

Néanmoins, Notaires Office nous l’indique, leur raisonnement « est basé sur une réunion de différents talents et compétences aussi dans une même zone géographique. La dimension de bassin économique est prise en compte. En Vendée, en Ile et vilaine, il y a déjà 2 études « Notaires Office » par département. A titre d’exemple, à Paris, nous pouvons imaginer une étude Notaires Office par arrondissement et à Nantes et sa métropole 5 à 6 études (Nantes, Rezé, Orvault, La chapelle sur Erdre, Vertou ou tout autre) et une dizaine à l’échelle du Département de la Loire Atlantique (Savenay, La Baule, Pornic, Clisson, Ancenis etc…). On prend en compte le bassin économique et pas seulement un zonage géographique. » D’autant que l’enjeu de la concurrence se retrouve également vis-à-vis des autres professions qui bousculent le notariat et son indépendance. Cette question préoccupe l’Autorité de la concurrence laquelle avait mis en ligne un questionnaire le 15 juillet 2020 dans le cadre d’une consultation publique « en vue de préparer un nouvel avis sur la liberté d’installation des notaires et de proposer une révision de la carte arrêtée en décembre 2018. »

Simon Brenot pour la rédaction du Village des Notaires

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