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Les nouvelles solutions pour se faciliter l’immobilier

Aujourd’hui, autant en termes de présence sur internet que de recours aux solutions numériques, les notaires sont à la pointe de la technologie. Pour que cela continue d’être le cas, le Journal du Village des Notaires vous propose un tour d’horizon des développements les plus récents en matière d’outils numériques pour l’immobilier notarial.

Au moment de choisir une solution logicielle, demandez-vous quelles sont les fonctionnalités qui vous facilitent l’activité immobilière. Concernant la création des annonces, une gestion simple et rapide des sites, une utilisation simple des fichiers tiers (notaires, géomètres, mairies,…), la traduction automatique du descriptif, un nombre suffisant de photos par bien, un logiciel de retouche intégré, et un zoom vidéo. Pour faciliter les recherches des clients : l’accès au plan du bien en un clic, la visualisation en mode “Street view”, la recherche par zone géographique et par centres d’intérêt, une calculette financière pour estimer les frais liés à l’investissement. Enfin, un partage fluide des annonces sur les réseaux sociaux.
Pour le fonctionnement interne, un calcul automatique des frais d’acte et des émoluments de négociation, des relances programmées sur l’ensemble du portefeuille avec gestion des délais et l’affichage des actions planifiées à réaliser, ainsi qu’une bible d’actes intégrée – compromis et promesses de ventes d’immeubles, procurations, ventes d’immeubles et fonds de commerce, VEFA.
Pour la relation client, un compte-rendu d’activité envoyé aux vendeurs (visites, courriers, annonces), l’envoi de SMS de confirmation et de relance pour les rendez-vous pris depuis l’agenda.
Pour les relations au sein du groupement, l’échange en temps réel des biens saisis et de leurs photos, la synchronisation des informations, une messagerie inter-études, des rapports et des statistiques de mise à jour très détaillés.
En ce qui concerne l’activité de gestion locative, les modalités qui vous conviennent sont : une centralisation de toutes les données du bien sur un seul écran pour une gestion simplifiée du dossier, l’automatisation des tâches métiers – génération des quittances, encaissements,… –, une communication électronique optimisée, ainsi qu’un portail web sécurisé qui permette à vos clients de consulter librement leur dossier.

Donner de l’autonomie à ses clients

« Dès la première prise de contact, explique Pierre-André Treillard, associé fondateur de Dooxi, le notaire peut donner un numéro de dossier Dooxi à son client, grâce auquel celui-ci peut commencer à rentrer les informations dès qu’il le souhaite, et à son rythme ; il se sent ainsi mieux pris en main ». L’interface Dooxi, vraiment très facile d’accès, permet aux différentes parties de « défricher le terrain » avant que le notaire n’intervienne de nouveau pour « vérifier, contrôler, et s’assurer de l’exhaustivité des éléments ». L’ensemble des pages peuvent être remplies par toutes les parties qui ont le numéro de dossier, mais le lancement de la signature est seulement accessible au notaire. La rédaction de compromis est disponible sans aucun frais, et l’entreprise ne facture que les services additionnels tels que la signature électronique, le recommandé électronique, et la demande d’état des risques. Une offre intégrant tous ces services convient particulièrement lorsque les parties prenantes sont à l’étranger ou, simplement, éloignées du lieu de la transaction. N’hésitez pas à tester le mode « démo », qui inclut l’ensemble des options et vous permet de vous faire une idée du fonctionnement complet de l’offre.

Recevoir des demandes précises et localisées

Sur le site de Cherchemonnid.com, on ne trouve aucune annonce immobilière. Ce sont les particuliers qui décrivent ce qu’ils recherchent : zone recherchée, budget, superficie, mais aussi le financement dont ils disposent, et tous les détails importants (un collège pour leurs enfants ou un jardin de plus de 100 m²). Ils peuvent même ajouter des photos pour mieux faire comprendre ce qu’ils cherchent. La demande est ensuite envoyée aux 40 professionnels les plus proches du secteur. Pour les notaires qui souhaitent répondre à plus de trois annonces par mois, la plateforme propose un abonnement payant qui leur permet non seulement de répondre à autant de recherches qu’ils le souhaitent, mais aussi de recevoir toutes les requêtes Cherchemonnid, quelle que soit la localisation, ce qui correspond à la réalité de l’immobilier notarial puisqu’il est fréquent que les biens mis en vente lors des successions ne soient pas situés dans la zone habituelle de l’étude.

Garantir la certification de ses pièces jointes

En partenariat avec Microsoft et Ethereum (le protocole Blockchain concurrent du Bitcoin), Fiducial propose un dispositif de certification des pièces jointes par son inscription sur la blockchain, qui offre un enregistrement décentralisé et donc particulièrement résistant aux falsifications. Il est ainsi possible d’aller à tout moment s’assurer de la non-altération du document grâce au site certification.notarial.fr.

Faciliter les opérations VEFA de vos clients promoteurs

Pour favoriser l’activité de vos clients engagés dans un programme immobilier, les contraintes sont nombreuses, parmi lesquels un grand nombre d’informations à organiser et à communiquer. Choisissez des logiciels qui permettent un traitement consolidé des informations ainsi que leur communication aisée, soit par le biais d’une plate-forme de consultation soit par la programmation de mails. C’est l’esprit de Notaprom, développée par Wembley, une start-up française spécialisée dans les opérations de promoteurs. Cet outil offre un reporting pour anticiper le nombre de signatures planifiées, une synchronisation automatique des informations, et permet de faciliter tant l’importation des données pour construire le tableau de suivi, que leur exportation au format adéquat pour créer les fiches immeubles dans votre logiciel métier.

Les nouvelles stars de l’immobilier notarial

Dans le monde des start-up innovantes, Legalife a su habilement tirer son épingle du jeu grâce à une offre dédiée à l’organisation des programmes immobiliers. Legalife Promotion s’efforce de rationaliser l’ensemble des aspects de ce type de projets, grâce à un algorithme qui permet de créer en quelques minutes, par simple questionnaire, un contrat de réservation personnalisé et d’y rattacher automatiquement toutes les annexes du contrat, qui propose également la signature et le recommandé électronique, mais aussi l’automatisation des processus manuels – alertes, relance, etc. – ainsi qu’un espace de travail collaboratif. En fluidifiant les échanges entre le promoteur, l’acquéreur et le notaire, il devient possible pour l’étude de se concentrer sur l’aspect proprement juridique du projet, et de réduire le délai entre la réservation et l’acte de vente.

Legalife s’est récemment associée avec Foxnot, une start-up 100 % notariale qui s’est également fait un nom dans le monde des services juridiques numériques. FoxNot automatise la transmission d’informations entre les acquéreurs d’un bien immobilier ancien et les études de notaires en les intégrant automatiquement aux logiciels métiers par l’intermédiaire d’un boîtier intelligent, la BoxNot, qui gère également l’importation des documents administratifs. En connectant les deux technologies, les deux entreprises souhaitent répondre aux besoins dans le logement neuf, en proposant de combiner l’automatisation du transfert des informations contenues dans le contrat de réservation vers les logiciels métiers, la signature et le recommandé électroniques.

Dématérialiser toutes les étapes

En numérisant toutes les étapes de constitution du dossier, il devient plus facile de satisfaire tous les acteurs. Ainsi, avec MyNotary, chaque dossier de vente dispose de sa propre Data Room, dans laquelle chacune des parties prenantes peut charger les documents pour co-créer le dossier et aussi le consulter à tout moment : plus d’e-mails égarés, ou de pièces jointes dont les versions successives sèment la confusion, la plate-forme de partage favorise la qualité de l’échange et la fiabilité des documents. L’usage en est possible même en déplacement, et s’intègre avec les solutions logicielles pour rendre les outils accessibles depuis le contrat, y compris la documentation juridique de LexisNexis, partenaire de MyNotary. La solution permet également, grâce à sa dimension digitale, d’automatiser la récupération des éléments d’urbanisme (ESRIS, BASOL, BASIAS, I.C.P.E, Note de renseignement d’urbanisme, plan cadastral…).

Jordan Belgrave

Article initialement publié dans le Journal du Village des Notaires n°70

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