L’informatique pour bien débuter.

La fluidité du travail et la qualité du service ont largement profité des progrès de la numérisation des pratiques. En contrepartie, les choix effectués en matière d’informatique ont pris une grande importance, car une panne d’ordinateur peut entraver très sérieusement l’activité d’une étude. L’installation est donc un moment clé pour concevoir un système qui vous rendra la vie plus facile. Quel matériel privilégier ? Quelle architecture logicielle choisir ? Enfin, quels outils numériques sont les plus adaptés à une nouvelle étude ?

Du point de vue du matériel, il est tout d’abord indispensable de se procurer un copieur multifonctions, qui va servir de base pour la numérisation des documents. Les modèles les plus adaptés offrent, précise Marie Majau, chef de marchés chez Konica-Minolta, « un système d’impression qui va permettre, certes, d’imprimer vite, mais surtout de numériser encore plus rapidement les documents, en recto-verso, avec la conversion sous différents formats, la compression pour une transmission plus facile aux clients ou aux instances, et bien sûr la reconnaissance optique des caractères pour la récupération du contenu ».
Il convient de compléter ce dispositif par une imprimante réseau, mais aussi, selon Laurent Ringot, dirigeant de la CRPR, avec «  un scanner posé sur chaque bureau. Celui-ci, connecté directement par USB à l’ordinateur, évite la perte de temps à aller jusqu’aux multifonctions, écarte le risque que celui-ci ne soit pas disponible, et facilite l’intégration des pièces dans le logiciel de rédaction d’actes. En outre, le notaire n’a plus besoin de sortir du bureau pour scanner une pièce de dernière minute lorsqu’il se trouve avec un client ».
Pour l’ordinateur, fixe ou mobile, l’enjeu tient aux complications qui peuvent survenir dès lors que l’on sépare le logiciel du matériel, parce que, « dès qu’il y a un problème technique, les fournisseurs de logiciels vont dégager leurs responsabilités si l’ordinateur utilisé n’a pas été commercialisé et paramétré par leurs soins ». Le notaire peut donc se retrouver pris entre l’éditeur de logiciels et son propre informaticien, sans savoir qui doit l’aider, avec à la clé un blocage de la production d’actes qui peut gravement nuire à l’équilibre économique d’une étude, surtout quand celle-ci est nouvelle et doit se constituer une clientèle. Raison pour laquelle toutes les SSII proposent de fournir les ordinateurs, en vente directe ou à crédit, avec leurs logiciels. Ces logiciels sont en effet très spécifiques, et les études qui souhaiteraient les installer sur des machines achetées par leurs soins doivent être sures de faire appel à « des informaticiens qui connaissent les spécificités d’une étude notariale. Nous en connaissons quelques-uns sur notre territoire, mais ce sont des compétences encore rares ». Au final, s’il est souvent préférable de prendre les offres combinées, le seul conseil à donner est de privilégier le financement par crédit auprès de la CDC, très avantageux en termes de taux.
Par contre, pour les autres matériels que sont la tablette de signature, l’écran d’ordinateur fixe, le grand écran pour la signature de l’AAE, il est tout à fait possible de les acheter par soi-même. Pour ce dernier, notamment, il suffit de demander à l’électricien de le brancher au mur, puis au prestataire de la SSII de le connecter sur l’ordinateur.

Quels logiciels choisir ?

L’indispensable outil de travail numérique
La première brique de votre système logiciel porte sur la rédaction d’actes et le traitement des formalités, qui doit intégrer une base juridique solide, performante et évolutive. Il faut ensuite pouvoir gérer la numérisation et l’archivage afin d’optimiser l’ensemble du flux documentaire, pour favoriser une meilleure circulation de l’information vers les collaborateurs, les clients et les confrères. Enfin, pour vous permettre de travailler où que vous soyez, assurez-vous que les dernières versions de ces logiciels soient accessibles à distance de manière sécurisée.

Un coup de main pour la négociation immobilière
Un logiciel dans le domaine de la négociation vous aide tout d’abord à créer les annonces : pour géolocaliser les biens, communiquer avec différents sites internet d’annonces immobilières et faciliter l’envoi des annonces vers les parutions papier, ou encore pour traduire le descriptif en différentes langues. La communication devient également plus fluide, avec les clients et prospects d’une part, et avec le vendeur d’autre part, grâce à la création de comptes rendus périodiques d’activité incluant la mention des annonces publiées, des visites réalisées et des courriers échangés.

La gestion des fermages
Si votre activité l’exige, les logiciels de gestion des fermages offrent des outils précieux, notamment en matière de visualisation de l’activité grâce au suivi, aux alertes et aux outils de reporting – état des mouvements locataires, évolution du parc. Les interfaces sont conviviales, avec des saisies guidées, une recherche multicritères, et des connexions faciles avec la comptabilité pour fluidifier les règlements. Les avantages portent également sur des facilités offertes en matière de communication avec les clients ou intervenants, et ce quel que soit le sujet : appel de loyers, compte propriétaire, demande de travaux…

Ces nouveautés qui font la différence

Les plates-formes d’échanges
Que vous souhaitiez permettre le téléchargement de documents, leur simple consultation, ou récupérer des documents pour la constitution d’un dossier, un portail collaboratif est la solution. Quels que soient votre matériel et le lieu où vous vous trouvez, vous pouvez créer un espace d’échange, télécharger les fichiers à partager, envoyer un lien d’échange aux personnes concernées – confrères, partenaires, clients – et leur proposer un accès direct aux fichiers.

La Lettre Recommandée Électronique
Applicable depuis juillet 2016, le règlement eIDAS crée un cadre réglementaire pour la mise en place de la LRE. Cette nouveauté représente une aide précieuse au quotidien, par l’économie de temps, de frais de mise sous pli, et par la simplification d’un envoi certifié dont le délai de rétractation court immédiatement après l’envoi. Assurez-vous néanmoins que les serveurs de votre prestataire sont basés en France, de manière à en garantir la protection vis-à-vis des législations d’autres États, à l’image du Patriot Act américain.

Automatiser les compromis de vente
En phase précontractuelle, le travail du notaire reste fastidieux car il consiste à rassembler un grand nombre de documents. La durée importante de cette tâche détériore la fluidité du marché immobilier et nuit, par là même, à l’image des notaires. « Est-il cohérent pour un notaire, soulignent les fondateurs de MyNotary, d’employer des juristes hautement qualifiés pour fixer des rendez-vous, relancer un syndic, collecter des bases documentaires, ou demander un extrait d’acte de naissance, alors que ces tâches sont automatisables ? Nous sommes convaincus que les tâches sans valeur ajoutée sont contre-productives car elles génèrent de la frustration chez les collaborateurs chargés de les exécuter ».

Plutôt qu’à faire de l’administratif pur, le temps du notaire et de ses collaborateurs est effectivement mieux employé à offrir du qualitatif client en se concentrant sur le conseil, la rédaction des clauses pointues ou les négociations complexes sur les dossiers. MyNotary propose ainsi de digitaliser la phase précontractuelle en permettant la co-construction du dossier « client » dans une logique collaborative. Il collecte et centralise les pièces pour les mettre à disposition des notaires et propose un modèle de compromis de vente simple que le notaire peut ensuite aménager. Il devient alors possible de pouvoir signer un compromis de vente sans se déplacer.

Pensez aux centrales d’achats

« Pour de nombreux matériels indispensables aux notaires, nous testons les fournisseurs sur la qualité de leurs produits et de leurs services » explique Laurent Ringot, dirigeant de la Centrale de Référencement des Professions Réglementées (CRPR), « nous référençons ceux qui répondent aux critères de nos adhérents, même s’ils ne sont que peu à satisfaire à nos attentes ». Pour ne parler que de la partie informatique, les centrales d’achats spécialisées sur le notariat proposent des produits choisis pour leurs qualités et négociés à des prix attractifs sur les imprimantes, scanners, en allant jusqu’aux câblages et aux logiciels connecteurs. Vous pourrez aussi vous y faire conseiller sur les meilleures manières de souscrire aux indispensables logiciels métier.

Jordan Belgrave

Article initialement publié dans le Journal du Village des Notaires n°64.

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