Informatique : les notaires de plus en plus équipés.

Les outils informatiques ont pris de plus en plus d’importance dans la pratique du notariat ces dernières années. Si la profession a toujours veillé à développer des outils aux services des notaires, de l’Etat et de ses clients, elle a également pris en main les nouveaux usages de travail qui ont accompagné ce développement. Et avec l’arrivée de nouvelles technologies, comme la blockchain ou l’intelligence artificielle, cette informatisation est loin de s’arrêter.

La profession impliquée dans le développement des nouvelles technologies

1,8 millions : c’est le nombre d’actes notariés électroniques (sur 4 millions d’actes enregistrés) qui ont été signés en 2016. Mis en place depuis 2012, l’acte authentique sur support électronique (AASE) illustre parfaitement l’adaptation progressive du notariat aux nouvelles technologies et à la dématérialisation. Un virage mené en premier lieu par les institutions, qui ont multiplié les initiatives pour que la profession ne se laisse pas distancer. Pour en disposer, un seul portail : le réseau Real. « Il offre à tout notaire qui entre en fonction d’accéder à toutes les applications métiers, que ce soit à l’ensemble des fichiers de la profession, comme le fichier central des dispositions de dernières volontés ou le fichier des PACS, précise Didier Coiffard, l’actuel président du Conseil supérieur du notariat. Ce réseau permet aussi de recourir à l’acte authentique électronique, son dépôt pour 75 ans au Minutier central électronique et, dès le mois de juin, à l’acte à distance. Il est également l’interface avec l’Etat, comme l’accès à l’état civil, les demandes de casiers judiciaires, FICOBA et FICOVIE et, demain, au fichier immobilier qui permettra une lecture directe de celui-ci. Enfin, les notaires ont accès aux fichiers des bases de biens pour l’établissement des statistiques immobilières ou encore à la base documentaire de nos cinq centres de recherche dénommés ‘portail des cinq CRIDON’. D’autres applications aident aussi au pilotage des études, toutes accessibles en mobilité via ‘Notacess’. Sur la lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme, l’ensemble de la profession sera doté de l’accès au fichier ‘down Jones’ qui apporte une solution de détection efficace. » Parmi les autres outils mis en place, notons aussi Téléactes, qui a dématérialisé les échanges auprès des services de publicité foncières, ou encore le site Notaviz, plutôt tourné vers les clients.
Les institutionnels ont donc fait le choix d’une démarche proactive. La Chambre des Notaires de Paris, notamment, a organisé le 6 juillet dernier un Forum Technologie et Notariat. Le but : rassembler tous les acteurs du marché – études, institutions, start-up – pour évoquer toutes ces problématiques, ainsi que pour expérimenter la première signature d’acte authentique à distance. La Chambre lance également cet été le projet
« Nous réinventons le notariat du Grand Paris », en collaboration avec les Chambres des Hauts-de-Seine et de Versailles. Leur premier programme d’actions articulera une double mission de pilotage et d’incubateur, afin de « mettre en mouvement la transformation de nos offices, souligne Bertrand Savouré, premier vice-président de la Chambre des Notaires de Paris. Le but est de diffuser les idées individuelles qui ont pu être mises en place dans les offices, au sein de comités sur des thématiques précises. »

Cette dynamique suit plusieurs motivations : une plus efficace gestion des études, une demande croissante des clients – appuyées par un monde du droit plus concurrentiel, mais également les précédentes politiques qui poussent la profession vers l’utilisation de ces technologies. Ainsi, au 1er janvier 2018, les notaires auront l’obligation d’effectuer les dépôts de documents auprès des services chargés de la publicité foncière par voie électronique [1].
Le développement des outils technologiques dans la pratique notariale illustre donc une transformation plus globale de la profession.

Une relation-client aujourd’hui omniprésente

Les notaires ont dû et doivent continuer à s’adapter aux nouvelles exigences que les clients peuvent avoir aujourd’hui. Les différentes technologies existantes ont bien évidemment eu une influence sur ces attentes. C’est dans cette logique qu’a par exemple été développé Notaviz. « Notaviz permet d’avoir une approche interactive avec nos clients, en mettant à sa disposition des outils qui leurs apportent une première réponse, tout en les familiarisant avec un environnement juridique qu’ils ne connaissent pas nécessairement, précise Didier Coiffard. Cette plateforme se veut dans un premier temps pédagogique, mais pas seulement. L’internaute peut ensuite confectionner un bail en ligne avec ‘bail myself’, et se rapprocher d’un notaire s’il souhaite aller plus loin dans l’efficacité et le conseil. C’est aussi l’outil de géolocalisation qui offre la possibilité d’avoir les coordonnées des notaires les plus proches de chez vous. Nous aurons, enfin, dans une prochaine version, des réponses en ligne sur les questions successorales ainsi que de nouvelles applications. »
« Nous sommes dans une démarche qui se veut au service de nos clients, qui sont demandeurs de moyens de communication » confirme Pascal Chassaing, président de la Chambre des Notaires de Paris. Et les outils actuels font déjà leurs preuves. L’acte électronique, par exemple, permet « plus de fluidité dans les rendez-vous, plus de réactivité dans le déroulé et la signature de l’acte simplifié, souligne Etienne Michelez, président de Paris Notaires Services [2]. Nous allons mettre en place de véritables plateformes d’échanges qui offriront un accès direct à leur dossier, et l’espace notarial a été amélioré pour les successions et les divorces. » Une base de données statistiques en immobilier, Immo Notaires Argus, a également été mise en place pour donner « une information et une visibilité en temps quasi réel sur l’évolution du marché, dans une zone donnée ».
Facilitant la communication, les outils informatiques engendrent une plus grande réactivité du notaire, et plus de transparence sur son activité, ses champs d’action, et plus généralement sur le droit. Une nécessité incontournable aujourd’hui, car comme l’explique Mickaël Partouche, directeur marketing du marché notaires et huissiers chez Fiducial Informatique, « lorsque vous achetez sur Amazon un câble à 5 euros, vous pouvez suivre l’état d’avancement de votre colis. Par contre, quand vous achetez une maison à deux millions d’euros, vous n’avez aucune idée de l’état d’avancement du dossier au sein de l’étude ».

Les éditeurs de logiciel ont dû, eux aussi, s’adapter à ces nouvelles exigences des clients finaux. Car pour y répondre, les notaires ont besoin d’outils adaptés. Fiducial Informatique a ainsi intégré cette nouvelle problématique dans son nouveau produit, Signature, lancé le 13 juin dernier. « Nous avons développé un module de relation client : vous avez un premier écran, avec un login et un mot de passe, que vous pouvez partager avec votre client final. Celui-ci se connecte à cette plateforme et arrive à une interface sur laquelle il peut suivre exactement l’état d’avancement de son dossier. Il peut également accéder à son état civil et charger des pièces, et dispose d’un espace de partage pour transmettre des documents au notaire. L’outil est personnalisable par le notaire, selon le degré de visibilité qu’il souhaite donner au client. »
De son côté, GenApi veille également à fournir des solutions à la profession pour faciliter sa relation avec les clients. « La relation-client devient un enjeux majeur des études dans un contexte de plus en plus concurrentiel, confirme Guillaume de Bruc, directeur général adjoint de la société. Nos solutions ont intégré des outils comme la confirmation des rendez-vous par SMS, le suivi dématérialisé de l’avancement des dossiers et bientôt la prise de rendez-vous en ligne avec intégration de la visio-conférence ou le paiement en ligne. Nous avons également développé une solution :
iNot performance pour permettre à chaque étude d’analyser et de mieux cibler sa clientèle. »

Mais ce n’est pas le seul défi que doivent relever les éditeurs de logiciels. Car les différentes transformations de la profession modifient les attentes des notaires, pour plus de réactivité et de productivité.

Le notaire, « un véritable chef d’entreprise »

L’informatisation des études a pris de plus en plus d’ampleur, et s’est même accélérée ces derniers mois. « On est passé en quelques années d’un notariat assez traditionnel, à la prise en compte, liée en partie à l’effet de la loi Macron, de savoir comment devenir un véritable chef d’entreprise, souligne Guillaume de Bruc. Se sont alors posées les questions que se pose tout chef d’entreprise : comment analyser sa clientèle pour lui proposer plus de services à valeur ajoutée, comment optimiser son temps de travail et celui de ses collaborateurs ? Les notaires vont aujourd’hui privilégier la productivité des équipes sans pour autant négliger la partie conseil essentielle à la profession. »
Un constat que confirme Mickaël Partouche : « De cette notion de chef d’entreprise découle que la technicité et une maitrise parfaite du juridique ne sont plus suffisants. Le notaire va attendre davantage de productivité, voie même de rentabilité. » Une nouvelle vision qui a évidemment une influence sur ses exigences en matière informatique : «  Un notaire recherchait avant tout de la fiabilité et de la simplicité. C’est toujours le cas, mais il va aussi vouloir de la souplesse dans l’usage, et de l’adaptabilité aux nouveaux modes de travail d’aujourd’hui : beaucoup d’études ont des collaborateurs qui souhaitent travailler en home office. La question de l’infrastructure informatique est aussi devenue importante : avec des serveurs, certaines études deviennent finalement plus des centres informatiques que des études notariales, et ce n’est plus adapté à l’évolution actuelle. » Le nouveau logiciel de Fiducial Informatique a donc pour but de répondre à ces nouvelles demandes, « avec un technologie 100% web : une connexion internet suffit pour accéder au logiciel, un nouvel outil de rédaction d’acte intégrant un moteur d’intelligence artificielle, et une plateforme ouverte intitulée ‘Notariat l’écosystème’. Nous avons donc contractualisé avec certains partenaires dans différents domaines, pour les connecter à notre logiciel et permettre des interfaces directes. L’avenir de l’informatique notariale passera par cette ouverture, par ces échanges entre tous les partenaires et les éditeurs pour permettre au notaire d’avoir une solution complète qui répond à ses besoins. »

GenApi a également augmenté ses solutions logiciels pour répondre à ces attentes. « Nous fournissons une solution de gestion intégrée dont le cœur est la rédaction d’actes, complétée par une suite intégrée autour de la comptabilité, la gestion locative et la paie, explique Guillaume de Bruc. Depuis deux ans, nous avons axé nos évolutions sur la productivité et la relation-client, avec une nouvelle suite de fonctionnalité appelée iNot Office. Elle intègre notamment des outils de numérisation des échanges : recommandé électronique, dématérialisation des documents de l’étude, échanges entre confrères… »

Et les éditeurs constatent que la prise en main de ces nouvelles fonctionnalités est aujourd’hui rapide. « Près de la moitié de nos clients a fait l’acquisition de ces outils et se les sont très vite appropriées. La population des notaires rajeunit, la loi Macron ayant fixé une limite d’exercice à 70 ans. Celle des collaborateurs également. Ils sont habitués aux médias, aux moyens de communication, et ont vu une réaction très positive de leurs clients finaux, ce qui les a incités à continuer sur cette lancée. »
Il est en effet essentiel que les notaires s’habituent à des outils réactifs, à des échanges dématérialisés, car les nouvelles technologies à l’étude, comme la blockchain ou l’intelligence artificielle, pourraient créer un nouveau virage dans leur pratique quotidienne.

Blockchain, intelligence artificielle… quel avenir dans le notariat ?

Toutes ces technologies mettent en effet les esprits du monde du droit en ébullition. Qu’elles effraient où qu’elles enthousiasment, il est certain qu’elles auront un rôle à jouer dans la pratique des professions du droit. Reste à savoir pour quels usages.
La profession s’intéresse de près à la question de la blockchain [3]. Lors du prochain Congrès des Notaires en septembre prochain, la troisième commission est consacrée au numérique. En parallèle des questions juridiques que fait naitre le développement de nos usages numériques, celle de la blockchain a été abordée. Comme l’explique Mathieu Fontaine, président de cette commission, « la blockchain est un grand débat, et un sujet très à la mode, mais au delà de l’outil, se posent de vraies problématiques d’utilité et de cas d’usage. Il est également difficile, actuellement, de concevoir des blockchains dans des systèmes traditionnels. Le système marche très bien dans un système déréglementé, comme pour le bitcoin. Mais dans notre organisation, que ce soit juridique, comptable ou bancaire, c’est plus compliqué à mettre en œuvre. »

La première question est donc de savoir à quoi servirait cette blockchain ? S’il est absurde de penser qu’une telle technologie pourrait remplacer les notaires, ou toute autre profession réglementée, elle pourrait se révéler un outil précieux pour les professionnels comme pour les usagers. « C’est un outil très intéressant dans sa conception technique, dans les applications que l’on pourrait envisager, et qui serait peu coûteux à mettre en œuvre, souligne Mathieu Fontaine. Il faut l’intellectualiser et le mettre en place pour un besoin spécifique, un cas d’usage vraiment identifié, et dont l’utilité consommateur est indiscutable. » Fiducial Informatique a identifié un cas d’usage. En partenariat avec Microsoft et Ethereum, l’entreprise a mis en place une blockchain pour la certification de documents. « Lorsque le notaire enverra une pièce jointe à son client, il pourra choisir de le certifier au sein de la blockchain, explique Mickaël Partouche. L’empreinte numérique du document est alors envoyée au sein du système. Si son client revient plusieurs années après avec ce même document, sur une clé USB, le notaire pourra se connecter à notre plateforme, charger le document, qui sera comparé octet par octet au document stocké sur la blockchain. Il saura si le document est certifié conforme par rapport à l’origine, ou s’il a été modifié. »
Mais des questions techniques doivent également être résolues, afin de garantir aux justiciables un degré de sécurité satisfaisant. D’abord, pour Mathieu Fontaine, « les notaires ne doivent pas le faire seul. La confiance de ce type d’organisation n’est amené que par le volume de blocs : plus ont est nombreux, plus la chaine s’autorégule, et se trouve dans une situation de confiance. Il faudrait donc le mettre en place en consortium avec d’autres professionnels. Des questions juridiques vont également se poser sur les lieux d’hébergement des différents serveurs. »

Les réflexions collectives sont en tout cas en marche. C’est dans cet esprit que GenApi s’apprête à lancer Innov’Lab, un laboratoire d’innovation qui sera ouvert à une partie de leur clientèle, sur la base du volontariat. « Nous souhaitons mener une réflexion sur les cas d’usage de ces technologies, en faisant également venir des professionnels afin de déterminer ensemble une feuille de route, explique Guillaume de Bruc. Nous voulons travailler avec nos clients pour appréhender mieux encore leurs besoins. » La société envisage ainsi le développement de ces différents outils sur trois ans, en prévoyant notamment chatbot, moteur de recherche intelligent et assistance contextualisée pour l’année 2018.

Et la profession ne compte pas faire barrage à ces innovations, tout en veillant à ce qu’elles respectent les obligations de la profession.
« Personne ne peut rester indifférent à ces sujets qui s’imposent chaque jour un peu plus dans notre paysage, confirme Didier Coiffard. Le combattre reviendrait à ériger des digues de papier ! J’ai vu de près la transformation de l’industrie au cours de ces 15 dernières années, qui a consisté à remplacer les taches sans plus-value par des robots ou des algorithmes. Il ne faut pas prendre cela comme un danger mais, au contraire, comme une opportunité de laisser aux machines la confection de ces taches, pour se centrer sur son expertise qui, trop encore, est étreinte par la répétitivité de certaines procédures. L’intelligence artificielle permettra d’atteindre cet objectif. Quant à la blockchain, certains esprits volontairement simplificateurs voient aujourd’hui dans son utilisation une solution miracle pour améliorer le processus de formalisation et d’enregistrement des mutations immobilières. Mais c’est oublier qu’une mutation immobilière, par exemple, c’est s’assurer de la capacité, du consentement éclairé, du respect du droit des tiers comme les droits de préemption, de la collecte des taxes et impôts, de la lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme, de la réalité des droits transférés, de la mise en œuvre de la protection des droits des consommateurs, … Pour autant, la blockchain peut constituer une réponse pertinente sur un certain nombre de sujets comme celui de la délivrance des copies authentiques ou des copies exécutoires dématérialisées. Nous avançons sur ce sujet en ayant en tête le modèle économique du déploiement de cette technologie. »

Le point sur le recommandé électronique, par Guillaume de Bruc, directeur général adjoint de GenApi

« Le recommandé électronique mis en place en 2005, appelé recommandé contractuel, permet une correspondance dématérialisée entre le client et son notaire, par le biais d’opérateurs reconnus sur le marché. La mise en application du règlement européen eIDAS du 23 juillet 2014 exige aujourd’hui une certification, pour répondre aux conditions du recommandé électronique européen. Cette certification entrera finalement en vigueur le 1er janvier 2018.
Ce changement a entrainé de nombreuses interrogations chez les notaires qui utilisaient ce service. Après un petit fléchissement suite à la promulgation du règlement, le service a repris. Beaucoup de cabinets de juristes spécialisés se sont prononcés pour. Mais un certain nombre d’études, qui pensent que le risque est trop important, attendent la certification définitive et officielle, et éventuellement une recommandation de la profession.
L’intérêt économique du recommandé électronique est cependant évident, puisque son prix est d’un peu moins de 3 euros, alors que sa version papier revient entre 7 et 10 euros. »

Clarisse Andry

Article initialement publié dans le Journal du Village des Notaires n°64


Notes

[1Décret n° 2017-770 du 4 mai 2017 portant obligation pour les notaires d’effectuer par voie électronique leurs dépôts de documents auprès des services chargés de la publicité foncière

[2Créée en 1994 à l’initiative de la Chambre des Notaires de Paris, l’Association Paris Notaires Services (PNS) offre à tout notaire intéressé, aux professionnels et aux particuliers, des services basés sur l’expertise et la compétence des notaires dans les domaines de l’immobilier, de la dématérialisation des outils de travail, de la formation…

[3La blockchain est une technologie de stockage et de transmission d’informations, transparente, sécurisée, et fonctionnant sans organe central de contrôle. Elle constitue une base de données qui contient l’historique de tous les échanges effectués entre ses utilisateurs depuis sa création. Cette base de données est sécurisée et distribuée : elle est partagée par ses différents utilisateurs, sans intermédiaire, ce qui permet à chacun de vérifier la validité de la chaîne (Blockchain France).

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